Co dzieje się na etapach zlecenia
Efekty przejść między etapami - kiedy odejmowany jest magazyn, kiedy wystawiana jest faktura oraz dokumenty i terminy.
Zestaw etapów zależy od szablonu wybranego przy tworzeniu zlecenia (zob. Tryby sprzedaży i etapy zlecenia). Poniżej opisujemy, co dzieje się na kluczowych przejściach - o ile dany etap jest w Twoim szablonie. Każde przejście zapisuje się w historii etapów (kto, kiedy, z jakiego na jaki etap).
Magazyn - odejmowanie materiału
Materiał jest odejmowany przy potwierdzeniu zlecenia - na wyjściu z etapu Oczekuje (przycisk „Potwierdź zlecenie”). Aplikacja sprawdza wtedy, czy stan wystarcza:
- odejmowane są pozycje z włączonym śledzeniem stanu oraz ich komponenty (w produktach złożonych z komponentów; ilość komponentu × ilość pozycji),
- jeśli materiału brakuje, zobaczysz ostrzeżenie, a potwierdzenie jest zablokowane.
To jedyny moment, w którym stan jest zdejmowany - nie dzieje się to po zakończeniu zlecenia.
Faktura - eksport do księgowości
Wystawienie faktury w systemie księgowym (Fakturownia, iFirma, wFirma) jest opcjonalne i sterowane przełącznikiem - nie dzieje się automatycznie. Przełącznik eksportu pojawia się, gdy kolejnym etapem jest Płatność (najczęściej przy przejściu Montaż → Płatność, przycisk „Zakończ instalację”). Gdy eksport jest włączony:
- przed wejściem na etap Płatność dane zlecenia trafiają do wybranej integracji i powstaje tam faktura,
- ustawiony termin płatności trafia na fakturę,
- wymaga aktywnej integracji (zob. Integracje księgowe); jeśli brakuje danych (np. NIP), zobaczysz ostrzeżenie.
Termin płatności
Termin płatności ustawiasz na etapach poprzedzających Płatność (presety 7/14/30 dni lub własna data). Po ustawieniu pojawia się jako wydarzenie w kalendarzu (tylko do odczytu - zob. Kalendarz i terminy), a po zakończeniu lub anulowaniu zlecenia znika.
Zaliczki i płatność
Zaliczki dodajesz niezależnie, na dowolnym etapie nieterminalnym (kwota, metoda, data). Na etapie Płatność wybierasz metodę płatności i oznaczasz zlecenie jako opłacone.
Dokumenty PDF
- Wycena (PDF) - na etapie Wycena,
- KP (PDF) - na etapie Płatność,
- Faktura - powstaje w systemie księgowym przy eksporcie; link do niej zapisuje się przy zleceniu.
Co zmienisz niezależnie od etapu
Niektóre rzeczy są wyróżnione w akcjach danego etapu, ale zmienisz je też w dowolnym momencie:
- Nazwę zlecenia, klienta i termin płatności - przez menu z trzema kropkami (⋮) przy nazwie zlecenia → Edytuj zlecenie. Termin płatności jest dodatkowo wyróżniony w akcjach etapów przed Płatnością, ale tutaj zmienisz go na każdym etapie.
- Pozycje - w karcie Pozycje, do etapu Oczekuje włącznie; po potwierdzeniu zlecenia (gdy odejmowany jest magazyn) pozycje są tylko do odczytu.
- Zaliczki - w górnej części akcji etapu (na każdym etapie nieterminalnym).
- Notatki - w karcie notatek.
Z menu (⋮) zlecenie też zduplikujesz, wygenerujesz PDF wyceny lub je anulujesz.
Skrót - co na którym przejściu
| Przejście | Akcja (przycisk) | Co się dzieje |
|---|---|---|
| Pomiar → dalej | „Zakończ pomiar” | zapis w historii etapów |
| Wycena → dalej | „Oznacz wycenę jako zaakceptowaną” (wymaga pozycji) | dostępna wycena PDF |
| Produkcja → dalej | „Zakończ produkcję” | zapis w historii |
| Oczekuje → dalej | „Potwierdź zlecenie” (wymaga pozycji) | odejmowanie magazynu (+ ostrzeżenie o braku stanu) |
| Montaż → Płatność | „Zakończ instalację” | jeśli włączony eksport: wystawienie faktury |
| Płatność → Zakończone | „Oznacz jako opłacone” (wymaga metody płatności) | KP PDF; zlecenie zamknięte |
Przejścia na etapach Pomiar, Produkcja i Montaż wymagają uprawnienia produkcyjnego, a Wycena, Oczekuje i Płatność - handlowego (zob. Zespół, role i uprawnienia).