Jak utrzymać optymalny poziom stanów magazynowych w produkcji na wymiar?
Twój klient właśnie zaakceptował wycenę produktu na wymiar. Już zaczynasz liczyć pieniądze, a tu nagle okazuje się, że nie masz potrzebnego półproduktu. I teraz trzeba wszystko poprzesuwać, a klient się niecierpliwi. Jak zadbać o stany magazynowe w produkcji na wymiar, żeby nie tracić?
Sprawdzaj materiał, zanim podasz termin w produkcji na wymiar
Nie podawaj terminu montażu na podstawie tego, że materiał „ostatnio był” albo „powinien jeszcze być”. Przy wycenie musisz wiedzieć, ile masz danego materiału na stanie, ile go pochłonie to konkretne zamówienie i czy nie jest już zarezerwowany pod inne, wcześniej przyjęte zlecenia. W końcu takie sytuacje się zdarzają, zwłaszcza w sezonie, kiedy wpada dużo zleceń.
Tylko każdy z Twoich klientów przecież chce być traktowany indywidualnie, a nie słyszeć o opóźnieniach i brakach w stanach magazynowych.
Klient zamawia 8 plis, a w magazynie tkaniny starczy tylko na 5? Jeśli to zauważysz przed wysłaniem wyceny to żaden problem – możesz podać termin uwzględniający dostawę albo zaproponować materiał dostępny od ręki.
Zacznij od materiałów, które najczęściej opóźniają pracę w produktach na wymiar
Żeby dobrze zarządzać stanem magazynowym nie musisz od razu opisywać każdej śruby i podkładki. Zacznij od tych materiałów, przez które najczęściej przesuwają się terminy, czy to produkcji czy montażu produktów na wymiar. W firmie sprzedającej osłony okienne będą to zwykle popularne tkaniny, profile, siatki, prowadnice i mechanizmy. Przy pergolach – poszycia, napędy i elementy mocujące. Przy drzwiach czy bramach – okucia, uszczelki, panele, automatyka itp.
Dla każdego z takich materiałów powinieneś mieć zapisaną aktualną ilość, typowe zużycie, czas dostawy, dostawcę oraz poziom, przy którym składa się kolejne zamówienie. Sama taka lista pozwala odróżnić materiały wymagające regularnej kontroli od tych używanych raz na kilka miesięcy.
Ustal poziom ponownego zamówienia w stanach magazynowych produkcji na wymiar
Jeśli zamawiasz materiał dopiero przy stanie zerowym, to pieniądze dosłownie przelatują Ci przez palce. Jeśli nie masz zapasów, a właśnie wpadnie nowe zlecenie, to co powiesz? „Termin będzie znacznie później, bo musimy czekać na dostawcę”? To Twój klient właśnie w tym momencie odkłada słuchawkę i dzwoni do konkurencji.
Próg powinien uwzględniać zarówno zużycie, jak i czas dostawy – przy 20 metrach tkaniny zużywanych tygodniowo i dziesięciodniowym czasie realizacji, zamówienie złożone przy ostatnich 2 metrach oznacza przerwę w Twojej pracy, a to realna strata.
Na początku próg nie musi być wyliczony idealnie. Możesz ustawić go na podstawie ostatnich zleceń, a po miesiącu porównać założenia z rzeczywistym zużyciem. Najlepiej zastosuj tę zasadę na kilka materiałów, które najczęściej schodzą albo długo jadą od dostawcy, zamiast od razu całego magazynu.
Ustal, w którym momencie aktualizuje się stan magazynowy
Stan w arkuszu często różni się od tego, co faktycznie leży w magazynie, bo każdy aktualizuje go w innym momencie. Handlowiec przyjmuje zamówienie, pracownik odkłada materiał, ktoś inny zmienia liczbę w Excelu pod koniec dnia, a w międzyczasie druga osoba widzi jeszcze poprzedni stan i sprzedaje ten sam materiał.
Dlatego ustal jedną zasadę dla całej firmy: kiedy materiał zostaje odjęty ze stanu i kto za to odpowiada. Do tego dochodzi sposób obsługi dostaw, zwrotów, pomyłek i różnic wykrytych podczas liczenia magazynu. Bez tego stan będzie się rozjeżdżał nawet przy poprawnie obsłużonych zleceniach.
Cyfryzacja bywa w tym pomocna. Badanie The impact of digitalization on SMEs GDP contribution, obejmujące 1045 węgierskich małych i średnich firm, porównało ich wyniki z lat 2010 i 2018 – firmy, które wcześniej wdrożyły systemy takie jak ERP czy CRM, osiągały później wyższy obrót i zatrudnienie.
Połącz stan materiału ze zleceniem
Ilość widoczna na półce nie zawsze jest ilością, którą można przeznaczyć na nowe zamówienie. Z 12 metrów tkaniny osiem może być już zarezerwowane pod zlecenie zaakceptowane przez klienta – do kolejnej realizacji zostają więc realnie 4 metry, choć fizycznie w magazynie nadal leży cała rolka.
A zatem przy każdym zleceniu zapisuj, jaki materiał i w jakiej ilości będzie potrzebny, czy zlecenie zostało zaakceptowane, czy materiał już odjęto ze stanu i czy trzeba dodatkowo zamówić go u dostawcy. Wtedy dostępność sprawdza się na podstawie przyjętych zleceń, a nie pamięci pracownika.
Zadbaj o stany magazynowe ze Sklepnikiem
W Sklepniku śledzenie stanu włącza się dla wybranych produktów. W magazynie widać aktualną ilość, jednostkę i ustawiony próg ponownego zamówienia, a produkty można filtrować według stanu: „W magazynie”, „Niski stan”, „Brak”. System zapisuje też korekty i historię ruchów – z datą, typem zmiany, ilością, notatką i osobą, która ją wprowadziła.
Materiał nie zniknie ze stanu w chwili przygotowania wyceny, tylko dopiero przy potwierdzeniu zlecenia, czyli przy wyjściu z etapu „Oczekuje”. Wtedy system sprawdza produkty z włączonym śledzeniem stanu oraz ich komponenty, jeśli czegoś zabraknie, wyświetla ostrzeżenie i blokuje potwierdzenie. Po tym etapie pozycje zlecenia są już tylko do odczytu.
Przejrzyj ostatnie 10 zleceń i wypisanie materiałów, które trzeba było pilnie domówić, zastąpić innym wariantem albo przez które przesunięto termin. Przy każdym warto dopisać czas dostawy i średnie zużycie, a próg ponownego zamówienia ustaw najpierw dla trzech materiałów, które najczęściej blokują pracę.
